Finance- en procurementafdelingen maken een transformatie door. Ze opereren steeds meer schouder aan schouder met de business. Dat betekent dat niet alleen de functie van een afdeling verandert, maar dat ook de vaardigheden van medewerkers anders wordt ingezet. Digitalisering van inkoopprocessen geeft deze afdelingen de tijd en ruimte om die nieuwe rol te pakken.
Traditioneel was het ERP-systeem het centrale hart van een organisatie. Bedrijven kiezen er nu voor om voor zaken als CRM en HRM gespecialiseerde tooling in te zetten. Om efficiënter in te kopen en zo kosten te besparen, is het noodzakelijk dat ook Business Spend Management uit het ERP-wordt gehaald en in een eigen, geoptimaliseerde applicatie wordt ondergebracht. Zeker met de onzekere toekomst waarmee we ons geconfronteerd zien, wekt het weinig verbazing dat organisaties graag beter inzicht willen hebben waar de indirecte kosten blijven. Inzicht in die indirecte kosten zorgt er bovendien voor dat bedrijven beter kunnen sturen op slimmer inkopen.
Voordelen
Door finance en inkoop processen te digitaliseren, kunnen bedrijven 4 tot 7 procent aan indirecte uitgaven besparen door slimmere en gerichtere inkoop. Bovendien krijgen de afdelingen door procesoptimalisatie hun handen vrij om ook daadwerkelijk de rol als business partner voor de interne organisatie te pakken. Een derde voordeel ligt op het gebied van risk en compliance. Een voorbeeld daarvan is de invoering van Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Deze nieuwe Europese richtlijnen verplicht bedrijven om heldere duurzaamheidsdoelstellingen te formuleren en voortgang te rapporteren in het jaarverslag.
Meer over het digitaliseren van je finance en inkoopprocessen lees je in deze whitepaper. Download hem hier of onderaan dit artikel.
Valkuilen
Het succes van het automatiseren van inkoop en finance is sterk afhankelijk van een holistische aanpak. Organisaties die slechts naar een enkele afdeling, proces of applicatie kijken, zullen nooit de voordelen bereiken die digitalisering kan brengen. Bovendien valt of staat de transformatie naar ‘digital procurement’ met verandermanagement; een nog immer onderschat element dat cruciaal is voor het al dan niet slagen van een investering.
Stappenplan
Digitalisering van de finance en procurement starten met de ambitie en strategie van een organisatie. Wie ben je, wat doe je en waar beweeg je naartoe als bedrijf? En, hoe ziet je digitale agenda eruit? Dit zijn belangrijke uitgangspunten voor het bepalen van de BSM-strategie.
Vervolgens komt de procesinventarisatie waarbij er een analyse van de procesketen nodig is om alle facetten van het P2P-proces (Procure-to-Pay proces) inzichtelijk te krijgen. Bepaal de as-is en to-be situaties en zorg dat ook hierin de silo’s worden losgelaten. Iedereen in het bedrijf heeft namelijk baat bij digital procurement, niet alleen inkoop en finance, maar denk ook aan treasury en logistiek bijvoorbeeld.
Voor het kiezen van een leverancier van de daadwerkelijk technologie achter de automatisering van finance en inkoop is het verstandig om te kijken naar een partij die niet alleen software implementeert en inricht, maar de organisatie ook daadwerkelijk begeleidt in het verandermanagement. Digitalisering van finance en inkoop raakt iedere medewerker en ieder team in een organisatie en kan dus alleen slagen wanneer er voldoende draagvlak, begrip en enthousiasme aan ten grondslag ligt. Maar ook de stakeholders buiten de interne organisatie moeten hierin worden meegenomen.
Wanneer de ‘invoice-to-pay’- en ‘purchase-to-pay’-processen zijn gedigitaliseerd en geborgd in de organisatie, is het nog niet klaar. Wat volgt is een continue cyclus van optimalisatie, een proces waarbij het nieuwe systeem een actieve rol in speelt. Letterlijk, omdat software op basis van AI, analyses kan presenteren met daarin voorschrijvende adviezen om op vooraf gedefinieerde KPI’s concreet te kunnen verbeteren.
Meer weten over het digitaliseren van finance- en inkoopprocessen? Download het whitepaper ‘De transitie naar Digital Procurement’ van Dynatos.